Le métier de Responsable Événementiel

“Quel est votre métier ?” est une question fréquemment posée lors de la première rencontre avec quelqu'un. Si votre réponse est «Responsable événementiel», il s’en suivra très probablement des questions concernant ce que cela signifie exactement.

On pourrait vous demander si vous êtes un organisateur de fêtes ou un organisateur de réunions. Dans la profession de planificateur d'événements, les titres d'emploi sont aussi divers et nombreux que les services offerts, et il peut souvent être difficile de décrire et de les différencier les uns des autres. Il peut être difficile de préparer un portfolio de gestion d'événements, de chercher du travail ou de travailler avec un client qui n'a pas la bonne compréhension de votre fonction et de vos responsabilités.

Responsable d'événements et planification d'événements

Bien que très étroitement liés, la gestion d'événements et la planification d'événements sont deux fonctions très différentes. La principale différence réside dans ces deux mots: gestion et planification. En termes simples, les responsables d'événements gèrent l'événement et les planificateurs d'événements planifient celui ci.

Cela étant dit, les responsables d'événements peuvent également planifier certains aspects des événements et les planificateurs d'événements peuvent gérer certaines composantes du processus de planification d'événements. Les responsables d'événements et les planificateurs d'événements travaillent côte à côte et leurs responsabilités peuvent se chevaucher.

Pour rendre les choses encore plus confuses, les planificateurs d'événements individuels fournissent souvent des services de gestion d'événements, et les responsables d'événements peuvent également offrir des services de planification d'événements. Si tout ça vous parait encore flou, commençons par examiner de près la gestion événementiel (responsable événementiel)

La gestion d'événements concerne la gestion de projets

La gestion d'événements inclut la création et le développement d'événements à grande échelle qui peuvent comprendre des conférences, des conventions, des concerts, des salons commerciaux, des festivals et des cérémonies. La gestion d'événements implique l'identification du public cible, la formulation du concept de l'événement, la planification de la logistique globale de l'événement et la conduite de la gestion de projet de l'événement dans son ensemble. Cela peut inclure la gestion des équipes de personnes responsables de chaque fonction, le budget et la supervision de l'exécution de l'événement. Les responsables événementiel supervisent également les services de tous les fournisseurs et professionnels externes, y compris les planificateurs d'événements.

Missions spécifiques du responsable événementiel :

Sélection et réservation lieux

Coordination des fournisseurs

Conférenciers

Organisation du transport et du stationnement

Obtention des permis nécessaires et des assurances appropriées

Conformité aux normes de santé et sécurité

Élaboration des plans d'urgence

Gestion de situations de crises lors de 'événement

Conception du plan de sécurité

Suivi de l'événement

Cette liste n'est pas exhaustive. Selon l'ampleur de l'événement, les responsabilités professionnelles peuvent varier.

Le rôle des entreprises de l’événementiel

Les sociétés de gestion d'événements sont souvent sollicitées pour planifier et exécuter des réunions d'entreprise à grande échelle et des événements spéciaux. Alors que les mariages et les concerts sont des événements courants pour un professionnel de l’événementiel, les événements sportifs, les réunions et les grandes fêtes sont également des occasions qui peuvent bénéficier de la gestion d'événements.

Les entités gouvernementales, les organisations à but non lucratif, les associations et les sociétés sollicitent toutes des sociétés de gestion événementielles pour coordonner les événements et réunions importantes. Le poste de responsable événementiel peut souvent être trouvée dans les services de marketing ou de relations publiques.

Compétences pour réussir

Comme pour la plupart des fonctions de planification événementielle, la gestion d'événements nécessite d'excellentes compétences organisationnelles pour réussir.

La capacité d'effectuer plusieurs tâches est essentielle et, avec cette organisation de premier ordre, il est nécessaire de disposer de compétences efficaces en gestion du temps.

Être capable de prioriser et de rester sur la tâche est la clé d’un événement réussi.

La gestion des événements commence par le processus de création d'une vision de l'événement, puis de sa réalisation jusqu'à son exécution, ce qui nécessite à la fois créativité et flexibilité.

Parce que la gestion de projet est également un élément clé et implique de gérer non seulement des fonctions mais aussi des équipes, des compétences de management sont également importantes. L'interaction avec des personnes à tous les niveaux d'une entreprise fait partie du travail.

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